Whistleblowing Policy – French

Cette politique s’applique à tous les employés à temps plein et à temps partiel, y compris aux cadres supérieurs, ainsi qu’aux sous-traitants de MR, où qu’ils soient basés.

• Code de conduite éthique: ensemble de principes qui constituent des déclarations fondamentales de l’engagement de Manuli Ryco envers l’intégrité dans sa conduite professionnelle et personnelle.
• Ligne d’alerte éthique et intégrité: canal sécurisé et confidentiel spécifique, disponible 24 heures sur 24, sept jours sur sept, pour signaler toute inquiétude ou violation potentielle de nos normes éthiques, lois et réglementations, politiques et procédures d’entreprise.
• Bonne foi: conviction sincère qu’une violation potentielle ou une inconduite possible s’est produite. Ce principe exige l’exactitude des signalements présentés.
• MR ou groupe MR ou groupe: le groupe Manuli Ryco, y compris ses filiales.
• Politique: la présente politique de dénonciation.
• Fonction Désignée :
  • Pour toutes les sociétés du groupe MR, à l’exception des entités italiennes, à savoir Manuli Ryco S.p.A. et Manuli Hydraulics Italia S.r.l., les signalements seront gérés par le Corporate Audit & Compliance Department et le Corporate Legal Department.
  • Conformément à la réglementation italienne et au Protocole Whistleblowing, pour les sociétés italiennes du groupe MR, à savoir Manuli Ryco S.p.A. et Manuli Hydraulics Italia S.r.l., les signalements seront gérés par les Organismes de Surveillance respectifs des sociétés elles-mêmes, en collaboration avec le Corporate Audit & Compliance Department et le Corporate Legal Department.

Cette procédure a pour objectif de réglementer le processus par lequel le personnel de MR et de ses filiales ou toute partie prenante peut signaler, anonymement ou non, au Service Audit et Conformité de l’entreprise ou au Service juridique de l’entreprise les violations potentielles ou présumées de : (I) exigence légale ou réglementaire (y compris les lois anti-corruption qui s’appliquent à MR), (ii) politique interne relative aux normes et divulgations comptables, (iii) contrôles comptables internes, (iv) pertes potentielles liées à l’audit interne ou externe des états financiers du groupe MR, (v) violations présumées du code de conduite éthique, du code anti-corruption, du « modèle organisationnel et de gestion » ou d’autres règles de conduite, (vi) coercition, harcèlement ou discrimination par ou affectant tout membre de MR, (vii) conduite trompeuse ou mensongère de quelque nature que ce soit, (viii) situations sous le contrôle de MR qui constituent un danger important pour l’environnement, (ix) comportements du personnel de MR qui pourraient raisonnablement suggérer le non-respect des pratiques, politiques ou procédures de MR.

Le personnel du groupe MR ou toute partie prenante qui signale de telles violations réelles ou présumées peut avoir la certitude que tous les signalements seront traités dans la plus stricte confidentialité, conformément à cette procédure.

4.1  Signalement des violations ou des inquiétudes

Si un employé pense raisonnablement qu’un employé du groupe MR ou une autre personne agissant au nom du groupe MR, y compris un agent ou un représentant, a violé une politique ou une procédure interne ou une exigence réglementaire, l’employé doit immédiatement signaler son inquiétude au siège social (basé à Milan, Italie), à la Fonction Désignée.

C’est pourquoi le groupe MR a mis en place la ligne d’alerte éthique et intégrité, qui est le canal de signalement officiel géré par le Service Audit et Conformité de l’entreprise et le Service juridique de l’entreprise.

Les rapports de violations présumées doivent fournir des faits, plutôt que des spéculations ou des conclusions, et contenir autant de détails spécifiques que possible pour permettre une évaluation appropriée.

Canaux de signalement externes

Certaines législations nationales peuvent prévoir des canaux de signalement alternatifs spécifiques en fonction de certaines circonstances (par exemple, des signalements à une autorité de surveillance ou en cas d’urgence ou d’intérêt public). Avant de transmettre de tels rapports à des canaux externes, il est recommandé de vérifier (éventuellement en sollicitant des conseils externes qualifiés) l’existence des exigences légales pour présenter ce type de rapports.

Veuillez-vous référer à l’Annexe 1 pour plus de détails sur les destinataires des rapports externes, le cas échéant, pour chaque pays.

4.2  Gestion des cas et processus

Tous les signalements reçus par l’un des canaux disponibles génèrent un dossier dans la ligne d’alerte éthique et intégrité. L’accusé de réception doit être transmis au lanceur d’alerte dans les 7 jours suivant réception.

Tous les dossiers seront examinés par la Fonction Désignée, qui peut contacter le lanceur d’alerte (via les canaux disponibles) pour obtenir des éclaircissements ou toute information/documentation supplémentaire requise pour mener les enquêtes nécessaires.

4.3  Enquête sur les plaintes

À la réception d’une plainte alléguant une violation, la Fonction Désignée2 détermine s’il existe une base raisonnable pour ouvrir une enquête.

Si la Fonction Désignée conclut qu’une enquête est nécessaire, ils doivent agir de manière appropriée pour mettre en œuvre une enquête approfondie sur les allégations. Ils ont également le pouvoir d’obtenir l’assistance de la direction du groupe MR ou de faire appel à une expertise juridique ou comptable externe distincte, si cela est jugé nécessaire

À la fin de l’enquête, les mesures correctives seront rapidement prises en compte par la direction de MR et le lanceur d’alerte recevra des commentaires sur la conclusion du dossier.

4.4  Protection contre les représailles

Les employés peuvent en toute confiance signaler les violations, comme décrit ci-dessus, ou contribuer aux enquêtes.

Le groupe MR ne tolérera aucun type de représailles ou discrimination que ce soit de la part ou au nom du groupe MR et de ses employés à l’égard de tout employé qui dépose une plainte de bonne foi ou qui aide à enquêter sur toute violation des lois gouvernementales, règles ou politiques et procédures internes concernant les norme ou informations comptables, les contrôles comptables internes ou les questions relatives à l’audit interne ou externe des états financiers du groupe MR.

4.5  Conservation des réclamations et des documents

La Fonction Désignée conserve tous les documents et dossiers concernant tout signalement conforme, selon la Politique de confidentialité disponible dans la ligne d’alerte éthique et intégrité.

La nouvelle législation introduite par le décret législatif italien n° 24/2023 (le « D. Lgs. 24/2023 »), mettant en œuvre la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019, établit un processus de réception, d’analyse et de traitement des signalements, y compris les signalements anonymes, afin de prévenir et de lutter contre les comportements illicites ou contraires à l’éthique.

Selon le D. Lgs. 24/2023, le processus de gestion des signalements fait partie intégrante des « modèles d’organisation et de gestion » adoptés par les deux sociétés italiennes, Manuli Ryco S.p.A. et sa filiale Manuli Hydraulics Italia S.r.l., conformément au décret législatif italien n° 231/2001. En particulier, le processus de gestion des signalements susmentionné sera géré par l’organe de surveillance de Manuli Hydraulics Italia S.r.l. pour les deux sociétés italiennes.

Le D. Lgs. 24/2023 stipule que les signalements peuvent être transmis par des canaux internes établis par les entreprises italiennes et, en particulier : I) la ligne éthique et intégrité et ii) la ligne téléphonique dédiée au numéro suivant +39.02.81480081, avec le code : 9140.

En ce qui concerne le paragraphe 5.1 Signalement des violations ou des inquiétudes – Canaux de signalement externes de la présente politique, veuillez noter que le décret législatif italien n° 24/2023 permet au personnel italien de transmettre des rapports externes à l’Autorité nationale italienne de lutte contre la corruption (ANAC) et de divulguer publiquement les infractions dans les cas expressément prévus par la loi. Les conditions d’accès au canal externe et la manière de transmettre le rapport peuvent être consultées à l’adresse suivante :

https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

Dans tous les cas, la procédure applicable aux sociétés italiennes, Manuli Ryco S.p.A. et Manuli Hydraulics Italia S.r.l., est contenue, sous forme synthétique, dans l’Information disponible au lien suivant ———, tandis que la procédure complète est disponible dans le Protocole Whistleblowing présent sur le portail « MR Policies & Procedures ».