Policy di Whistleblowing

Questa policy si applica a tutti i dipendenti a tempo pieno e part time, compresi i dirigenti, nonché ai collaboratori di MR, ovunque si trovino.

• Codice etico di condotta: insieme di principi, che sono dichiarazioni fondamentali dell’impegno di Manuli Ryco per l’integrità nella condotta aziendale e personale.
• Ethics & Integrity Line: canale specifico sicuro e confidenziale, disponibile 24 ore su 24, sette giorni su sette, per la segnalazione di eventuali dubbi o potenziali violazioni dei nostri standard etici, delle leggi e dei regolamenti, delle policy e delle procedure aziendali.
• Buona fede: una genuina convinzione che si sia verificata una potenziale violazione o una possibile cattiva condotta. Il requisito di questo principio è l’accuratezza delle segnalazioni effettuate.
• MR o Gruppo MR o il Gruppo: il gruppo Manuli Ryco, comprese le sue sussidiarie.
• Policy: la presente policy.
• Funzione Designata:
  • per tutte le società del gruppo MR, ad eccezione delle entità italiane ossia Manuli Ryco S.p.A. e Manuli Hydraulics Italia S.r.l., le segnalazioni verranno gestite dal Corporate Audit & Compliance Department e dal Corporate Legal Department;
  • ai sensi della normativa italiana e del Protocollo Whistleblowing, per le società italiane del gruppo MR ossia Manuli Ryco S.p.A. e Manuli Hydraulics Italia S.r.l., le segnalazioni verranno gestite dai rispettivi Organismi di Vigilanza della

Lo scopo di questa procedura è quello di regolamentare il processo attraverso il quale il personale di MR e delle sue controllate o qualunque stakeholder può segnalare, anche in forma anonima, alla Funzione Designata, potenziali o sospette violazioni di: (i) requisiti legali o normativi (comprese le leggi di anticorruzione applicabili a MR), (ii) policy interne relative ai principi contabili, (iii) controlli contabili interni, (iv) potenziali e/o sospette perdite relative alla revisione interna o esterna dei bilanci del gruppo MR, (v) sospette violazioni del Codice etico, del Codice anticorruzione, del “Modello organizzativo e gestionale” o di altre regole di condotta, (vi) coercizione, molestie o discriminazione da parte di, o nei confronti di, qualsiasi membro di MR, (vii) condotta fuorviante o ingannevole di qualsiasi tipo, (viii) situazioni sotto il controllo di MR che rappresentano un pericolo significativo per l’ambiente, (iv) comportamenti del personale di MR che potrebbero ragionevolmente suggerire che le pratiche, le policy o le procedure di MR non vengano rispettate.

Per tutte le società del gruppo MR, ad eccezione delle entità italiane, si intende il Corporate Audit & Compliance Department e il Corporate Legal; per le società italiane si intendono i rispettivi Organismi di Vigilanza, in collaborazione con il Corporate Audit & Compliance Department e il Corporate Legal Department.

Il personale del gruppo MR o qualunque stakeholder che segnala potenziali o sospette violazioni può essere certo che tali segnalazioni saranno trattate con assoluta riservatezza, in conformità alla presente procedura.

4.1   Segnalazione di violazioni o problemi

Se un dipendente ritiene ragionevolmente che un altro dipendente del gruppo MR o un’altra persona che agisce per conto del gruppo MR, compreso un agente o un rappresentante, abbia violato una policy o una procedura interna o un requisito normativo, il dipendente deve segnalare immediatamente quanto si è verificato alla sede centrale (Milano, Italia) all’attenzione della Funzione Designata.

Il gruppo MR ha pertanto istituito la Ethics & Integrity Line, che è il canale di segnalazione ufficiale gestito dalla Funzione Designata2.

Le segnalazioni di presunte violazioni devono essere concrete e sostanziate, e non speculative, e devono contenere il maggior numero possibile di dettagli.

Canali di segnalazioni esterni

Alcune legislazioni nazionali possono prevedere specifici canali di segnalazione alternativi in relazione a determinate circostanze (ad esempio, segnalazioni a un’autorità di vigilanza in caso di emergenza o di interesse pubblico). Prima di effettuare tali segnalazioni a canali esterni, si raccomanda di verificare (eventualmente ricorrendo a una consulenza esterna qualificata) l’esistenza dei requisiti legali per effettuare tali segnalazioni.

Per i dettagli sui destinatari delle segnalazioni esterne, ove applicabili, si rimanda all’Appendice 1 per ciascun Paese.

4.2   Gestione & Processo dei casi

Tutte le segnalazioni ricevute attraverso uno dei canali disponibili genereranno un caso nella Ethics & Integrity Line. La conferma della ricezione deve essere fornita al segnalante entro 7 giorni dalla ricezione.

Tutti i casi saranno esaminati dalla Funzione Designata, che potrà contattare il segnalante (attraverso i canali disponibili) per ricevere chiarimenti o ulteriori informazioni/documentazione per condurre le indagini necessarie.

4.3   Analisi delle segnalazioni

Al ricevimento di una segnalazione che denuncia una violazione, la Funzione Designata3 dovrà stabilire se esiste una base ragionevole per avviare un’indagine.

Se la Funzione Designata3 conclude che è necessaria un’indagine, agirà in modo appropriato per attuare un’indagine approfondita. Avrà inoltre la facoltà di ottenere l’assistenza della Direzione del gruppo MR o di avvalersi di competenze legali o contabili esterne, se ritenuto necessario, per condurre l’indagine.

Al termine dell’indagine, le azioni correttive saranno prontamente affrontate dalla Direzione MR e il segnalante riceverà un feedback sulla conclusione del caso.

4.4   Protezione dalle ritorsioni

I dipendenti devono essere sicuri di segnalare le violazioni, come descritto sopra, o di assistere nelle indagini.

Il gruppo MR non tollererà ritorsioni o discriminazioni di alcun tipo da parte o per conto del gruppo MR e dei suoi dipendenti nei confronti di qualsiasi dipendente che presenti una segnalazione in buona fede, o che assista nelle indagini di qualsiasi violazione di leggi governative, regole o policies e procedure interne relative a standard o divulgazioni contabili, controlli contabili interni, o questioni relative alla revisione interna o esterna del bilancio del gruppo MR.

4.5   Conservazione dei documenti e delle segnalazioni

La Funzione Designata conserverà tutti i documenti e le registrazioni relative in conformità con la policy sulla privacy disponibile nella Ethics & Integrity Line.

Addendum – Requisiti specifici del Paese

Italia

La nuova normativa introdotta dal D.Lgs. 24/2023 (il “D.Lgs. 24/2023”), in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, stabilisce un processo per la ricezione, l’analisi e il trattamento delle segnalazioni, anche anonime, al fine di prevenire e contrastare comportamenti illeciti o non etici.

Secondo il D. Lgs. 24/2023, il processo di gestione delle segnalazioni è parte integrante dei “Modelli di organizzazione e gestione” adottati da entrambe le società italiane, Manuli Ryco S.p.A. e la sua controllata Manuli Hydraulics Italia S.r.l., ai sensi del D. Lgs. 231/2001. In particolare, il processo di gestione delle segnalazioni di cui sopra sarà gestito dall’Organismo di Vigilanza di Manuli Hydraulics Italia S.r.l. per entrambe le società italiane.

Il D. Lgs. 24/2023 prevede che le segnalazioni possano essere inviate attraverso i canali interni stabiliti dalle aziende italiane e, in particolare: i) l’Ethics & Integrity Line e ii) la linea telefonica contrassegnata al numero +39.02.81480081, con codice: 9140.

Per quanto riguarda il paragrafo 5.1 Segnalazione di violazioni o problemi – Canali di segnalazione esterna della Policy, si ricorda che il D.Lgs. 24/2023 prevede la possibilità per il personale italiano di effettuare segnalazioni esterne all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) e comunicazioni pubbliche di violazioni nei casi espressamente previsti dalla legge. I requisiti per l’accesso al canale esterno e le modalità di trasmissione della segnalazione sono disponibili al seguente link:

https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.

In ogni caso, la procedura applicabile alle società italiane, Manuli Ryco S.p.A. e Manuli Hydraulics Italia S.r.l., è contenuta, in forma sintetica, nell’Informativa reperibile al seguente link ——— mentre la procedura completa è disponibile all’interno del Protocollo Whistleblowing presente sul portale “MR Policies & Procedures”.