Whistleblowing Policy – Polish

Niniejsza Polityka obowiązuje wszystkich pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze godzin, w tym kadrę kierowniczą wyższego szczebla, a także wykonawców MR, bez względu na lokalizację.

• Etyczny kodeks postępowania: zbiór zasad, stanowiących zasadnicze zobowiązanie spółki Manuli Ryco do zachowania uczciwości w działalności gospodarczej i postępowaniu osobistym.
• Linia etyki i uczciwości: specjalny, bezpieczny i poufny kanał dostępny 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu, do zgłaszania obaw lub potencjalnego naruszenia naszych etycznych standardów, przepisów i regulacji, korporacyjnych polityk i procedur.
• Dobra wiara: autentyczne przekonanie, że doszło do potencjalnego naruszenia lub niewłaściwego postępowania. Wymogiem tej zasady jest złożenie szczegółowego zgłoszenia.
• MR lub grupa MR lub Grupa: grupa Manuli Ryco wraz z jej podmiotami zależnymi.
• Polityka: niniejsza polityka sygnalizowania nieprawidłowości.
• Funkcja wyznaczona:
  • Dla wszystkich spółek grupy MR, z wyjątkiem włoskich podmiotów, tj. Manuli Ryco S.p.A. i Manuli Hydraulics Italia S.r.l., zgłoszenia będą zarządzane przez Corporate Audit & Compliance Department oraz Corporate Legal Department.
  • Zgodnie z włoskimi przepisami i Protokołem Whistleblowing, dla włoskich spółek grupy MR, tj. Manuli Ryco S.p.A. i Manuli Hydraulics Italia S.r.l., zgłoszenia będą zarządzane przez odpowiednie Organy Nadzoru tych spółek we współpracy z Corporate Audit & Compliance Department oraz Corporate Legal Department.

Celem niniejszej procedury jest uregulowanie procesu, za pomocą którego personel spółki MR i jej spółek zależnych lub każdy interesariusz może anonimowo lub jawnie składać powiadomienia o potencjalnych lub podejrzewanych przypadkach: (I) naruszenia wymogów prawnych lub regulacyjnych (w tym wynikających z przepisów antykorupcyjnych mających zastosowanie do MR), (ii) naruszenia wewnętrznej polityki dotyczącej standardów rachunkowości i ujawnień, (iii) naruszenia wewnętrznych kontroli księgowych, (iv) dotyczących potencjalnych strat wynikających z wewnętrznego lub zewnętrznego audytu sprawozdań finansowych grupy MR, (v) dotyczących podejrzewanych naruszeń Etycznego kodeksu postępowania, Kodeksu Antykorupcyjnego, „modelu organizacyjnego i zarządzania” lub innych zasad postępowania, (vi) dotyczących przymusu, dyskryminacji lub wywierania wpływu na któregokolwiek pracownika MR, (vii) dotyczących wprowadzającego w błąd lub zwodniczego postępowania, (viii) zagrażających środowisku naturalnemu, nad którymi MR ma kontrolę, (ix) dotyczących zachowania personelu MR, które mogłoby zasadnie sugerować, że nie przestrzega się praktyk, polityk i procedur MR.

Personel grupy MR naruszenia lub każdy interesariusz, który zgłasza takie potencjalne lub podejrzewane naruszenia lub każdy interesariusz, może mieć pewność, że wszystkie zgłoszenia zostaną rozpatrzone i potraktowane z zachowaniem całkowitej poufności, zgodnie z niniejszą procedurą.

4.1  Zgłaszanie naruszeń lub obaw

Jeśli pracownik ma uzasadnione podstawy do tego, aby sądzić, że pracownik grupy MR lub inna osoba działająca w imieniu grupy MR, w tym agent lub przedstawiciel, naruszył wewnętrzne zasady lub procedury lub wymogi regulacyjne, pracownik powinien natychmiast zgłosić swoje obawy głównej siedzibie firmy (znajdującej się w Mediolanie, we Włoszech), Funkcja wyznaczona.

W związku z powyższym grupa MR założyła Linię etyki i uczciwości, która jest oficjalnym kanałem zgłaszania, obsługiwanym przez Funkcja wyznaczona1.

Zgłoszenia domniemanych naruszeń powinny zawierać opis faktów, a nie spekulacje i wnioski, a także możliwie największą liczbę szczegółów w celu umożliwienia ich odpowiedniej oceny.

Zewnętrzne kanały zgłaszania

Przepisy niektórych krajów mogą wymagać udostępnienia określonych alternatywnych kanałów zgłaszania, w związku z określonymi okolicznościami (np. zgłoszenia organowi nadzorczemu lub w sytuacji awaryjnej lub gdy wymaga tego interes publiczny). Przed złożeniem takiego zgłoszenia za pośrednictwem zewnętrznych kanałów, zaleca się zweryfikowanie (jeśli to możliwe poprzez zasięgnięcie profesjonalnej porady zewnętrznego specjalisty) istnienia podstawy prawnej wymagającej takiego zgłoszenia.

Dane odbiorców zewnętrznych zgłoszeń (jeśli dotyczy) dla poszczególnych krajów znajdują się w Załączniku 1.

4.2  Zarządzanie sprawami i procedura

Wszystkie zgłoszenia złożone przez dowolny dostępny kanał spowodują wygenerowanie sprawy na Linii etyki i uczciwości. Zgłaszający otrzyma potwierdzenie odbioru zgłoszenia w ciągu 7 dni.

Wszystkie sprawy są oceniane przez Funkcja wyznaczona, które mogą skontaktować się z osobą składającą zgłoszenie (za pośrednictwem dostępnych kanałów) w celu uzyskania wyjaśnień lub dodatkowych informacji/dokumentacji, które umożliwią przeprowadzenie niezbędnego dochodzenia.

4.3  Dochodzenie w sprawie złożonej skargi

Po otrzymaniu skargi dotyczącej domniemanego naruszenia, działy Funkcja wyznaczona  podejmują decyzję, czy istnieje uzasadniona podstawa do wszczęcia dochodzenia.

Jeżeli korporacyjny dział audytu i zgodności oraz dział prawny stwierdzą, że konieczne jest przeprowadzenie dochodzenia, podejmą odpowiednie działania w celu przeprowadzenia dokładnego dochodzenia zarzutów. Będą miały również prawo do poproszenia o pomoc Zarządu grupy MR lub – w razie konieczności lub potrzeby – skorzystania z osobnej zewnętrznej prawnej lub księgowej oceny eksperta, niezbędnej do przeprowadzenia dochodzenia.

Po zakończeniu dochodzenia, działania naprawcze zostaną niezwłocznie rozpatrzone przez Zarząd MR, a zgłaszający otrzyma informację na temat zakończenia sprawy.

4.4  Ochrona przed działaniami odwetowymi

Pracownicy powinni odważnie zgłaszać naruszenia, o czym mowa powyżej, oraz wspierać dochodzenie.

Grupa MR nie toleruje działań odwetowych ani jakichkolwiek form dyskryminacji podejmowanych przez grupę MR lub w jej imieniu lub przez jej pracowników przeciwko pracownikowi składającemu skargę w dobrej wierze lub też pomagającemu w prowadzeniu dochodzenia w sprawie naruszenia przepisów krajowych, zasad lub wewnętrznych polityk i procedur dotyczących standardów rachunkowości lub ujawnień, wewnętrznych kontroli księgowych lub spraw związanych z wewnętrznym lub zewnętrznym audytem sprawozdań finansowych grupy MR.

4.5  Przechowywanie skargi i dokumentacji

Funkcja wyznaczona przechowują wszystkie dokumenty i akta dotyczące skarg, zgodnie z polityką prywatności dostępną na Linii etyki i uczciwości.

Dodatek – Wymagania krajowe

Włochy

Nowa ustawa wprowadzona na mocy włoskiego dekretu legislacyjnego nr 24/2023 („D. Lgs. 24/2023”), wdrażająca dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r., ustanawia proces przyjmowania, analizy i przetwarzania zgłoszeń, w tym zgłoszeń anonimowych, dokonywanych w celu zapobiegania zachowań niezgodnych z prawem i nieetycznych oraz ich zwalczania.

Zgodnie z D. Lgs. 24/2023, proces zarządzania zgłoszeniami jest integralną częścią „Modeli Organizacyjnych i Zarządzania” przyjętych przez obie włoskie spółki, Manuli Ryco S.p.A. i jej spółkę zależną Manuli Hydraulics Italia S.r.l., na podstawie włoskiego dekretu legislacyjnego nr 231/2001. W szczególności, wyżej wymieniony proces zarządzania zgłoszeniami obsługiwany będzie przez Radę Nadzorczą spółki Manuli Hydraulics Italia S.r.l. w imieniu obu włoskich spółek.

D.Lgs. 24/2023 stwierdza, że zgłoszenia można składać za pośrednictwem wewnętrznych kanałów udostępnionych przez włoskie przedsiębiorstwa, a w szczególności za pośrednictwem następujących kanałów: I) Linii etyki i uczciwości oraz ii) linia telefoniczna pod numerem +39.02.81480081, podając kod: 9140.

Odnośnie do ustępu 5.1 Zgłaszanie naruszeń lub obaw – Zewnętrzne kanały zgłaszania Polityki, należy zauważyć, że zgodnie z włoskim dekretem legislacyjnym nr 24/2023 personel włoski może składać zewnętrzne zgłoszenia  na ręce Włoskiego Krajowego Urzędu Antykorupcyjnego (ANAC) oraz dokonać publicznego ujawnienia naruszeń w przypadkach wyraźnie przewidzianych przez prawo. Wymagania dotyczące dostępu do zewnętrznych kanałów oraz sposobów składania zgłoszeń można znaleźć pod następującym adresem:

https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing